Gastbeitrag der CRN Deutschland Redaktion
Kennen Sie das? Sie schalten morgens Ihren Rechner ein und werden direkt von einer Flut neuer E-Mails überrollt? Damit sind Sie nicht allein. Ob Chef oder Mitarbeiter: Viele Menschen fühlen sich heute von der schieren Menge ihrer E-Mails überfordert.
Dabei hatte alles so beschaulich begonnen. Als der Programmierer Ray Tomlinson sein E-Mail-Nachrichtensystem entwickelte und 1971 die erste E-Mail versendete, dachten die meisten seiner Kollegen wohl eher an eine lustige Spielerei, als an ernsthaftes Kommunikationsmedium. Heute ist die E-Mail zweifellos das wichtigste Kommunikationsmittel in den meisten Unternehmen und ein Ende dieser Ära ist nicht abzusehen. Das Marktforschungsunternehmen The Radicati Group hat errechnet, dass 2016 jeden Tag rund 116,4 Milliarden berufliche E-Mails versendet und empfangen werden.
Mit dem steigenden Einsatz der E-Mail hat sich jedoch auch der Stressfaktor für die Anwender deutlich erhöht. So erhält zum Beispiel laut der Unternehmensberatung Bain & Company eine durchschnittliche Führungskraft rund 30.000 E-Mails pro Jahr. Auch bei den meisten anderen Mitarbeitern sieht es nicht viel besser aus. Nur die wenigsten schaffen es, sich für die Bearbeitung ihrer Mails bestimmte Zeitfenster zu reservieren und sich nicht von jeder eintreffenden Nachricht ablenken zu lassen.
Doch nicht nur das erschwert in vielen Unternehmen den Umgang mit dem Medium E-Mail. Denn nicht nur beim Empfang der Nachrichten sondern auch beim Versenden entscheiden die Meisten emotional und klicken auf »Weiterleiten« oder »an alle weiterleiten«, ohne zuvor darüber nachzudenken. Dabei wäre weniger hier durchaus mehr. Denken Sie daran: Nicht jeder Vorgang muss unbedingt von jedem Kollegen und Partner zur Kenntnis genommen werden. Das Versenden einer Mail an einen großen Verteiler ist daher häufig schlichtweg überflüssig, zumal die meisten Empfänger eine solche E-Mail ohnehin nicht lesen. Außerdem erreichen Sie mit dem regelmäßigen Versenden von E-Mails an einen großen Verteiler unter Umständen, dass eine tatsächlich wichtige Nachricht von Ihren Kollegen oder Ihren Geschäftspartnern überhaupt nicht mehr beachtet wird.
Gut geregelt ist halb erledigt
Sie wollen den E-Mail-Stress hinter sich lassen und sich auch nach einem langen Arbeitstag wieder frischer fühlen? Mit ein paar einfachen Regeln funktioniert das ganz einfach – und das bereits mit minimalem Aufwand. Legen Sie zum Beispiel für wichtige E-Mails jeweils eigene Ordner für bestimmte Vorgänge oder Adressaten an. So erkennen Sie bereits auf einen Blick, ob es etwas Neues in Ihrem laufenden Projekt gibt oder ob Ihr Großkunde eine neue Anfrage geschickt hat. Wer sich leicht ablenken lässt, sollte außerdem das Signal für eintreffende Nachrichten stumm schalten beziehungsweise deaktivieren. Dadurch bestimmen Sie selbst darüber, wann Sie sich den E-Mails widmen und erhalten das gute Gefühl zu agieren statt zu reagieren. Bewährt haben sich feste Zeitfenster, in denen Sie dann ihre elektronische Post erledigen.
Auch ein durchdachtes Dokumentenmanagement mindert den Aufwand, da Sie dadurch multiple Kommunikationskanäle verhindern und Vorgänge somit übersichtlicher werden. Nicht zuletzt sollten Sie auch in Ihrem E-Mail-Postfach zum Entscheider werden. Jede Nachricht sollte nach Möglichkeit nur einmal »angefasst«: wichtige E-Mails zum Weiterbearbeiten und unwichtige zum Löschen. So vermeiden Sie überquellende Postfächer und einknickende Performance und sorgen zusätzlich dafür, dass Ihr (E-Mail)-Stress nachlässt!
