MPS ist nicht nur ein hervorragendes Mittel zur Senkung der Druckkosten, sondern vor allem auch eine Königsdisziplin zur Kundenbindung. Hat man erst einmal beim Kunden eine entsprechende Lösung implementiert, wird dieser nicht ohne weiteres nach einem alternativen Anbieter Ausschau halten. So weit, so bekannt. Dieser „Klebstoff“ zwischen Service Provider und Endkunden lässt sich aber noch deutlich haftfester machen, wenn MPS über das Thema Kostensenkung und Hardwaremanagement hinausgedacht wird.
Papier ist nur das Transportmittel für Informationen, der wahre Wert von MPS liegt darin, den Informationstransfer in Unternehmen effizienter gestalten zu können. Wenn es Ihnen als Dienstleister gelingt, dieses Potenzial von Managed Print Services herauszuarbeiten und in die täglichen Arbeitsprozesse des Kunden zu integrieren, dann können Sie sich wirklich unentbehrlich machen. Die Voraussetzung dafür besteht darin, genau zu analysieren, welche Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens bestehen, und inwieweit traditionell papierbasierende Workflows durch digitale Pendants abgelöst werden können.
Solche Prozesse betreffen jede einzelne Abteilung, unabhängig davon, ob Einzelpersonen oder ganze Teams involviert sind. Jede eintreffende Rechnung, jede Bestellung, jeder neue Vertrag oder jede Kundeneingabe lösen mehrere aufeinander folgende Bearbeitungsschritte aus, deren Automatisierung nicht nur für eine wesentlich schnellere Erledigung sorgt, sondern zugleich eine ganze Reihe immanenter Schwachstellen beseitigt. Dazu gehören beispielsweise:
- Verlust von wichtigen Dokumenten
- Probleme, bei dringenden Serviceanfragen benötigte Informationen sofort parat zu haben
- Compliance-Risiken
- Steigende Betriebskosten durch zusätzlich benötigtes Personal
- Ineffizienter Transport papierbasierender Informationen zwischen Abteilungen, Homeoffices und verschiedenen Niederlassungen
Als größtes Problem bei solchen Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten erweist sich häufig eine einfache Frage, die sich sowohl den Kunden wie auch den Dienstleistern stellt: Wo anfangen in dieser ganzen Flut von Prozessen und Papierbergen? Die Antwort ist ziemlich banal: Am besten startet man mit einem einzelnen Dokumenten-Workflow, und zwar dem, der für den Kunden die höchste Priorität hat. Im nächsten Schritt wird dieser Prozess in seine einzelnen Abschnitte zerlegt und mit den Mitarbeitern, die in die Prozessschritte involviert sind, analysiert, welche Vorgaben jeweils umsetzen sind und wie der weitere Informationsweg aussieht. Erst diese Analyse schafft ein klares Bild aller aktuellen Abläufe und damit die Grundlage für deren Optimierung.
Mit diesem Wechsel von einer kostenorientierten hin zu einer wertorientierten Betrachtungsweise lassen sich dabei nicht „nur“ die 50 Prozent aller größeren Unternehmen adressieren, die MPS in der ein oder anderen Weise bereits einsetzen. Auch die noch ganz in der herkömmlichen Weise agierenden Firmen können so noch stärker von den immensen Vorteilen eines externen Managements ihrer Informationsworkflows überzeugt werden. Und da dieses Management in aller Regel auf der Basis von Netzwerkdruckern und Multifunktionsgeräten der neusten Generation aufbaut, kommt dies zugleich den Hardwareumsätzen der auf den „Business-Value“ konzentrierten Service-Provider zugute.
