Wer ein gelungenes Beispiel für die effiziente Optimierung von „aus vielen Einzelaktivitäten aufgebauten Arbeitsabläufen“, also Workflows, sucht, der muss nicht unbedingt in unsere Unternehmen oder Behörden schauen. Ein Blick auf den heimischen Couchtisch genügt, sofern dort eine jener modernen Universalfernbedienungen liegt, die ganzen Geräteparks befehlen, was sie zu tun haben. Eine Runde Fernsehen gefällig? Durch simplen Tastendruck oder Berührung werden alle dafür benötigten Gerätschaften und Eingänge aktiviert und festgelegt, welches für das Wechseln der Kanäle und welches für die Regelung der Lautstärke zuständig ist. Sollte dann doch nichts Anständiges laufen und der Sinn nach Musik stehen, voilá, der Workflow „Musik hören“ ist nur einen Klick entfernt.
Die Optimierung von Arbeitsabläufen, die im geschilderten privaten Beispiel lediglich der Bequemlichkeit sowie der Vermeidung sich im Lauf der Zeit karnickelhaft vermehrender Fernbedienungsrudel dient, ist im Geschäftsleben von deutlich vitalerer Bedeutung. Ein besonderes Augenmerk gilt dabei den komplexen Workflows, die sich aus der Verarbeitung eingehender analoger, halbelektronischer und elektronischer Dokumente ergeben.
Dazu ein paar aktuelle Zahlen:
- 98 % der KMU gehen davon aus, dass ein verbesserter Dokumenten-Workflow sich positiv auf ihr Geschäftsergebnis auswirken würde
- 70 % der KMU wären innerhalb von drei Wochen nicht mehr im Geschäft, wenn sie infolge eines Katastrophenfalls ihre Papierdokumente verlieren würden
- 81 % der KMU planen, ihre Dokumentenworkflows in den nächsten 12 Monaten zu verbessern
DMS-Lösungen zur Optimierung dokumentenbasierter, sich regelmäßig wiederholender Arbeitsabläufe stehen also entsprechend hoch im Kurs, haben allerdings für nicht wenige kleinere Unternehmen einen Pferdefuß: Die Einführung ist komplex, recht langwierig und ziemlich kostenintensiv. Für alle KMUs, die sich bisher gezwungen sahen, bei vielen Routineaufgaben aus genannten Gründen weiterhin auf die fehleranfällige, langsame und teure manuelle Bearbeitung zu setzen, gibt es jetzt allerdings gute Nachrichten: Mit den Xerox Productivity Packs ist ab sofort eine Sammlung von Apps verfügbar, welche die Multifunktionsgeräte der ConnectKey i-Serie um DMS-Fähigkeiten erweitert.
Die Productivity Packs umfassen fünf einzelne Applikationen: Einen Kopier-Assistenten, eine „Tests & Umfragen“ App, eine Scan-to-Cloud-Anwendung, eine Service-Desk App sowie eine schlanke Lösung zur Rechnungserfassung, die Papierrechnungen digitalisiert, die relevanten Rechnungsdaten automatisch in Excel erfasst und in ein vorhandenes Backend-System hoch lädt.
Erfreulich ist diese Nachricht aber nicht nur für die anwendenden Unternehmen, sondern auch für Xerox Vertriebspartner. Da die Productivity Packs mit ihren schlüsselfertigen „Ready-to-go“-Apps keinerlei aufwändige Anpassungen erfordern und völlig unkompliziert zu bestellen, verkaufen, installieren und zu nutzen sind, profitieren autorisierte Partner gleich mehrfach: Sie erhöhen die Attraktivität der Hardware, grenzen ihr Angebot weiter vom Mitbewerb ab, sorgen für höhere Kundenbindung und freuen sich über eine neue Umsatzquelle.
Wie einfach die Packs zu ordern und auf den Kundengeräten installieren sind und wie Sie sich für deren Vertrieb autorisieren können, das erfahren sie von Susanne Hess (susanne.hess(at)xerox.com).
