Das Konzept ‚Managed Print Services‘ ist eigentlich schon viel älter als der Begriff. Es stammt aus einer Zeit, als die ersten Laserdrucker gerade einmal zur Marktreife gelangten. In jenen fernen Tagen, in denen die ersten Drucker gerade mal 4 Seiten pro Minute auswarfen, aber dafür den Gegenwert eines soliden Gebrauchtwagens darstellten, existierten für Kopierer bereits ausgereifte Service- und Klickpreismodelle, mit denen der Bürofachhandel seine Kunden erfolgreich bediente. Die Druckerhersteller und ihre Vertriebspartner aus dem IT-Channel zogen erst später sukzessive nach. Sich schrittweise vom reinen Geräteverkauf verabschiedend, wurden Druckumgebungen in Unternehmen zunehmend systematisch geplant und alternative Finanzierungsmodelle entwickelt. Aus diesem „managed printing“ entwickelten sich dann die Managed Print Services (MPS) in der Form, wie wir sie heute kennen.
MPS beschränkt sich heute nicht auf das Management von Geräten, sondern von sensiblen Informationen und Dokumenten-Workflows innerhalb vernetzter Infrastrukturen. Damit gerät immer stärker ein Aspekt in den Fokus, der in den Anfangstagen so gut wie keine Rolle spielte: Security. Informationsflüsse von Kunde zu Dienstleister, von Device zu Device, von Arbeitsplätzen in die Cloud und retour sind prinzipiell angreifbar. Anbieter von MPS-Lösungen stehen damit in der Pflicht, dieser Bedrohung mit entsprechenden Konzepten zu begegnen. MPS-Kunden und -Anwender wiederum sind klug beraten, bei der Auswahl ihrer Dienstleister darauf zu achten, dass diese über das notwendige Know-how und den Zugriff auf state-of-the-art Technologien verfügen.
Zu den Standards, die sicherheitsbewusste Anwender von ihren MPS-Anbietern verlangen sollten, gehören:
- sichere Übertragungsprotokolle beim Austausch der Daten von und zu Druckern und MFPs
- der Einsatz eines Richtlinienmanagements wie der Cisco Identity Security Engine (ISE), die eine hohe Benutzer- und Gerätetransparenz auch bei mobilem Drucker-Zugriff bietet
- eine hinsichtlich der IT Security sichere und dokumentierte MPS Software
- eine ISO 27001 Zertifizierung
- die sichere Interaktion zwischen eingesetzter MPS-Software und Druckerflotte, um die Konformität mit den firmeninternen Security-Richtlinien zu garantieren
Eine besondere Herausforderung an die Sicherheit firmeninterner Informationen stellt der seit Jahren ungebrochene Trend zur Verlagerung von Rechen- und Speicherkapazitäten in die Cloud dar. Managed Print Services folgen dieser Entwicklung natürlich ebenfalls, womit die obige Liste um eine Reihe weiterer Punkte zu ergänzen wäre. Diese umfassen
- den Einsatz von Content-Lösungen zur sicheren Datenspeicherung in der Cloud
- die Sicherstellung eines so unkomplizierten wie sicheren Datenaustauschs zwischen Mitarbeitern, ohne diese durch rigide Security-Suiten zu limitieren
- die Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbasierten Workflows, und
- die Bereitstellung bereits hardwareseitig implementierter Security-Lösungen
Mit den Dokumentenmanagement-Lösungen von Xerox können sich unsere Partner darauf verlassen, ihre Kunden auf dem jeweils aktuellsten IT-Security Level zu halten. Sollten Sie noch kein Xerox-Partner sein, so finden Sie hier weitere Informationen zu den Vorteilen einer solchen Partnerschaft
