Im letzten Beitrag zu unserem aktuellen Schwerpunktmonat zeigen wir, wie intelligente Drucker heute in der Lage sind, die Unzulänglichkeiten gestresster oder nachlässiger Anwender (also von uns allen) zu kompensieren und so Datenverlusten und -missbräuchen vorzubeugen.
Teil 4: Fünf regelmäßige Fehler bei der Dokumentensicherheit (und wie sie vermieden werden können)
Auch den gewissenhaftesten Mitarbeitern unterlaufen in der Hektik des Arbeitsalltags Fehler – ganz einfach, weil sie Menschen sind. Je nach Situation können die Folgen davon völlig harmlos sein, oder aber im schlimmsten Fall schwerwiegende Konsequenzen für das gesamte Unternehmen nach sich ziehen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn sensible Informationen durch Nachlässigkeiten oder Unerfahrenheit in die falschen Hände geraten. Zu den wichtigsten Umschlagsplätzen dieser Informationen gehören die Drucker und Multifunktionsgeräte eines Unternehmens. Geschäftszahlen, Businesspläne, Kundenlisten, Wettbewerbsanalysen – unzählige (und unbezahlbare!) streng vertrauliche Daten werden dort tagtäglich zu Papier gebracht und mit anderen Personen geteilt.
Wir haben für Sie hier einmal zusammengestellt, welches die dabei am häufigsten gemachten Fehler sind und wie sie durch die Wahl eines intelligenten Druckers vermieden werden können:
- Vertrauliche Dokumente in der Druckausgabe liegen lassen
Der Stapel von Dokumenten, der auf Ihrem Drucker liegt, enthält wahrscheinlich brisantes Material. Gehaltsinformationen von Mitarbeitern, Daten eines Key Accounts oder Informationen zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens gehören nicht in unautorisierte Hände – und dennoch werden sie häufig im Ausgabefach einfach vergessen. Intelligente Drucker wie beispielsweise der Xerox VersaLink C400, der den Nutzer vor dem Ausdruck authentifiziert, können das von vornherein verhindern. - Versand von Dateien ohne Passwortschutz
Sie kennen das: Sie müssen eine Datei einscannen und an einen Kollegen, nennen wir ihn Jens, schicken. Da Sie unter großem Zeitdruck stehen, scannen Sie das Dokument hastig ein und senden es per E-Mail an Jens, aber dummerweise den falschen Jens. Je nach Art der versehentlich geschickten Informationen (und nach Falschheit des Jenses) kann so etwas böse enden. Ein moderner Drucker mit der Option, Dateien von vornherein durch Passwörter zu schützen, wirkt hier Wunder. - Sensible Daten werden in unsicheren Ordnern abgelegt
Soll ein Dokument eingescannt und anschließend in einem Cloud-Service wie etwa Google Drive gespeichert und geteilt werden, so wird die betreffende Datei in der Regel zunächst einmal lokal gesichert, etwa auf dem Desktop des Anwenders oder in einem seiner lokalen Ordner. Häufig wird dabei übersehen, diese Datei wieder zu löschen, nachdem sie über den Cloud-Dienst geteilt wurde – ein potenzielles Sicherheitsrisiko! Ein intelligenter Drucker kann hier helfen. Er speichert die Dateien automatisch in der Cloud und hinterlässt lässt keine sensiblen lokalen Dateien. - Druckaufträge von anderen erledigen lassen
Home-Office-Mitarbeiter verlangen von Zeit zu Zeit danach, dass Unterlagen, die sie bei ihrem nächsten Bürobesuch benötigen, von einem Kollegen ausgedruckt werden sollen. Was der dann allerdings mit den Ausdrucken und der Druckdatei tatsächlich anstellt, ist eine Art Blackbox, die vermieden werden sollte. Ein Drucker, der mobiles Drucken unterstützt, löst dieses Problem. Und handelt es sich dabei beispielsweise um einen Xerox VersaLink C405 Farb-Multifunktionsdrucker, kann der Home-Office-Kollege gleich auch noch scannen und kopieren. - Daten auf der Festplatte des Druckers belassen
Heutige Drucker haben mit den vergleichsweise einfachen Ausgabegeräten früherer Tage wenig gemein. Mit ihren integrierten Datenspeichern und Kommunikationsfähigkeiten gleichen sie eher Computern – und insofern verdienen die auf ihnen abgelegten und über sie geteilten Daten die gleiche Aufmerksamkeit wie bei PCs und Notebooks. Dennoch vergessen es Anwender regelmäßig, die Daten auf der Festplatte zu löschen und zu überschreiben. Moderne, intelligente Drucker erledigen das automatisch, und sie sorgen gleichzeitig dafür, dass die Festplatte sicher verschlüsselt ist.
