Informationen sind das Herzblut eines jeden Unternehmens. Die Träger der Informationen sind Dokumente. Sie enthalten Ideen, Mitschriften, Eingaben, Verträge, Rechnungen, das gesamte „intellectual property“ eines Betriebes. Die Zahl der trotz aller Träume vom papierlosen Büro zu weiten Teilen analog vorliegenden Dokumente, die tagtäglich in Unternehmen kursieren, ist nahezu unüberschaubar. Um dieser Informationsflut Herr zu werden, spielt deren effektive Verwaltung, also das Dokumentenmanagement, eine immer wichtigere Rolle.
Die Sicherung und Verwaltung der in den Dokumenten enthaltenen Informationen ist jedoch nur ein Teilaspekt eines modernen Dokumentenmanagements. Denn diese Informationen lösen je nach Inhalt unterschiedliche Geschäftsprozesse, sogenannte Workflows, aus. Um im Bild zu bleiben: sind die Informationen das Herzblut, so handelt es sich bei den Workflows um die Lebensadern eines Unternehmens.
Auch heute noch basieren 40 Prozent aller Geschäftsprozesse auf analogen Dokumenten. Die Herausforderung für ein effizientes und effizienzsteigerndes Dokumentenmanagement liegt nun darin, die richtige Balance zwischen papierbasierten und digitalen Prozessen zu finden. Und der Schlüssel dazu liegt im Aufbau einer intelligenten Druckumgebung.
Doch wodurch zeichnet sich eine solche „intelligente Druckumgebung“ aus? Es sind im Wesentlichen drei Aspekte, durch die sie gekennzeichnet wird:
- die Kapitalrendite
- der Produktivitätseinfluss, und
- eine maximierte Aufwandsrendite
Was hier noch sehr abstrakt klingt, wird nach dem Lesen einer kleinen Broschüre deutlich klarer, die Xerox unter dem Namen „Anatomie einer intelligenten Druckumgebung“ kostenfrei zum Download anbietet.
Sollte in Ihrem Unternehmen die angesprochene Balance also noch nicht erreicht worden sein, so finden Sie dort konkrete Hinweise, wie sie diesen Missstand mit vergleichsweise geringem Aufwand beseitigen können.
