Viele Unternehmen haben ihren Geschäftsbetrieb radikal umgestellt und lassen die meisten ihrer Mitarbeiter nun von zu Hause aus arbeiten. Dieser Wandel bringt neue und unvorhergesehene Herausforderungen mit sich. Für Manager, die für Teams verantwortlich sind, die plötzlich vom Büro ins Homeoffice wechseln, stellt sich folgende Frage: Wie lassen sich der Zusammenhalt, die Produktivität und die Motivation eines Teams aufrechterhalten, das nun nicht mehr wie gewohnt im selben Büro arbeitet? Jedes Team hat zwar ganz eigene Charakteristiken, aber hier haben wir einige Best Practices von Experten zusammengestellt, die den Verantwortlichen in Unternehmen in dieser Situation helfen sollen.
Machen Sie IT-Inventur
Technologie ist höchstwahrscheinlich das Rückgrat Ihres Arbeitsplatzes und das gilt ganz besonders jetzt, da Ihr Team von zu Hause aus arbeitet. Es muss nun sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die nötige IT-Ausstattung erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen, und dass darüber hinaus die Sicherheit gewährleistet ist.
Zuerst sollten Sie in Erfahrung bringen, was ihren Mitarbeitern eventuell noch an Equipment fehlt. Dazu eignen sich Online-Umfragen (wie z. B. kostenlose Google Formulare), um dies zu eruieren. Unbedingt vorhanden sein sollten: leistungsfähige Laptops/Computer, Software und eine schnelle Internetverbindung, die Audio- und Videoanrufe unterstützt.
Nicht alle technischen Anforderungen treten auf einmal auf. „Die technischen Anforderungen werden in Wellen kommen“, erklärt Daniel McGinn, leitender Redakteur der Harvard Business Review und Mitveranstalter des Podcasts Dear HBR. Wenn erst einmal alle das Wichtigste haben und über Slack oder andere Tools kommunizieren, werden Sie nach und nach sehen, was sonst noch benötigt wird, wie zum Beispiel Laptops und Drucker.
Und überlassen Sie die Fehlerbehebung nicht den Mitarbeitern. Als Manager können und sollten Sie in diesem Bereich eine Führungsrolle übernehmen. Für Mitarbeiter, die neue Laptops und Drucker nach Hause geliefert bekommen oder IT-Support benötigen, bietet Xerox seit Kurzem ein Paket für Remote Worker zur Unterstützung an.
Was passiert eigentlich mit der Post?
Eine Sache, die Manager beim Umzug ihrer Teams vom Büro ins Homeoffice oft übersehen, ist: Was passiert mit der Post des Unternehmens, von Rechnungen bis hin zu Verträgen und rechtlichen Dokumenten? Wenn alle von zu Hause aus arbeiten, wer kümmert sich um die Post? Dies gilt insbesondere für Organisationen, die üblicherweise per Post verschickte Dokumente bearbeiten. „Wir sehen, dass immer mehr Organisationen Hilfe bei der Bearbeitung der Post benötigen“, sagt Dave Nesbitt, Global Lead, Capture and Content Services bei Xerox.
Glücklicherweise gibt es hierfür Lösungen: Der Digital Mailroom Service von Xerox kann die Post Ihres Unternehmens empfangen, scannen und auf sichere Cloud-Server hochladen, damit Mitarbeiter von überall darauf zugreifen können. Darüber hinaus bieten Capture and Content Services von Xerox Unternehmen bei der Digitalisierung von Daten Unterstützung, um physische Dokumente in digitale Datei-Formate zu konvertieren.
Dabei gilt es Folgendes zu beachten: Zu viel Kommunikation gibt es nicht!
Sprechen Sie mit Ihrem Team. Und zwar regelmäßig. Beständigkeit ist heute mehr denn je eine Schlüsselfunktion von Führung und effektiver Kommunikation. Und zwar aus folgendem Grund: Untersuchungen zeigen, dass bis zu 50 Prozent aller E-Mails missverstanden werden. Viele Empfänger interpretieren sogar positive Bemerkungen wie „gut gemacht“ als sarkastisch oder negativ, so Dr. Nick Morgan, Gründer und CEO von Public Words, einer Beratungsfirma für Unternehmenskommunikation mit Sitz in Boston, und Autor des Buches Can You Hear Me?
„Wir Menschen neigen dazu, negativ zu denken“, sagt Morgan. „Wenn wir Informationen nicht über alle unsere fünf Sinne erhalten, dann ergänzt unser Gehirn die fehlenden Signale selbst.
Videokonferenzen sind natürlich eine wichtige Lösung, und einige technisch versierte Firmen wenden sich sogar Augmented Reality zu, um Menschen miteinander zu verbinden. Die Möglichkeit, nicht nur die Stimme zu hören, sondern auch das Gesicht zu sehen, ist entscheidend, weiß Morgan. Seine Untersuchungen haben gezeigt, dass nur fünf Prozent der gesamten Geschäftskommunikation über Videokonferenzen abgewickelt werden, aber er ist der Meinung, dass 95 Prozent auf diese Weise erfolgen sollten. Kürzer ist jedoch besser: Manager sollten Videokonferenzen auf 30 bis 45 Minuten beschränken – danach nimmt die Aufmerksamkeit ab.
„Wenn Sie eine morgendliche Teambesprechung haben, führen Sie diese virtuell durch“, empfiehlt John Curtis, Manager für Leasing-Marketing bei Xerox Financial Services in Nord- und Südamerika, der bereits seit 35 Jahren bei Xerox tätig ist. Dasselbe gilt für die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden. Ergreifen Sie ruhig die Initiative.
Es geht aber nicht nur darum, mit Ihren Mitarbeitern zu sprechen – Sie müssen ihnen auch zuhören. „Zu fragen, wie es den Mitarbeitern geht, sich um ihre Gefühle zu kümmern und sicherzustellen, dass sie sich geschätzt fühlen, das ist etwas, was gute Manager im Moment aus der Ferne tun können“, sagt McGinn von HBR.
Kümmern Sie sich um das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter
HBR hat kürzlich eine Geschichte darüber veröffentlicht, in der es darum ging, dass das, was wir alle gerade durchmachen, Kummer ist. Vor diesem Hintergrund sollten Manager besonders auf Stress und Burnout eingestellt sein. Natürlich sollten Ihre Mitarbeiter auch produktiv bleiben, aber machen Sie ihnen klar, dass es auch in Ordnung ist, Pausen zu machen und sich Zeit für Bewegung zu nehmen, wenn es die Gesundheit erlaubt. Mitarbeiter sollten nach Feierabend abschalten und sich stets an die aktuellen Empfehlungen der Gesundheitsbehörden halten, um ein gutes psychisches und physisches Wohlbefinden zu erhalten.
„Auch im Homeoffice kann man sich leicht überarbeiten“, so Curtis.
Die ständige Verfügbarkeit und Erreichbarkeit dank Smartphones und Online-Anwendungen wie Slack oder Microsoft Teams führt dazu, dass die meisten zu Hause mehr arbeiten, als sie es an einem typischen Arbeitstag im Büro tun würden. Das führt schnell zu Burnout.
Um dies zu vermeiden, sollte man einen dedizierten Platz zum Arbeiten in den eigenen vier Wänden finden.
„Wenn man einen festen Arbeitsplatz hat, kann das beim Abschalten helfen, sobald man diesen Arbeitsplatz verlässt“, erklärt McGinn.
Alle sollten auf ihr Wohlergehen achten
Als Führungskraft oder Geschäftsführer kann man sich manchmal ziemlich isoliert fühlen, da das gesamte Team in Bezug auf Führung und Leitung auf Sie angewiesen ist, man aber selten ein offenes Ohr zum Zuhören in Anspruch nehmen kann. An der Spitze ist es einsam, wie man sagt.
Um die Unterstützung zu erhalten, die sie brauchen, sollten von zu Hause arbeitende Führungskräfte in Erwägung ziehen, sich von Mentoren oder anderen Führungskräften in ihrem Unternehmen beraten zu lassen.
„Wenden Sie sich an Ihr bestehendes Netzwerk“, schlägt Curtis vor. „Suchen Sie sich einen erfahrenen Mentor. Auch online findet man dazu entsprechenden Content.“
Soziale Netzwerke wie LinkedIn, Facebook-Gruppen, WhatsApp, Slack, Discord oder Instagram bieten Führungskräften entsprechende Möglichkeiten, ein Netzwerk gleichgesinnter Kollegen in ähnlicher Lage zu finden, die zuhören und Ratschläge geben können und vielleicht Lösungen für häufige Problemstellungen für den Umgang mit Homeoffice haben. Folgen Sie auch Xerox auf diesen Plattformen und lassen Sie uns wissen, was Sie auf dem Herzen haben. Wir unterstützen Sie gerne, wo wir können!
