Gastbeitrag der CRN Deutschland
E-Mail-Flut, unverständliche Anweisungen und fehlendes Arbeitsmaterial: Viele Mitarbeiter fühlen sich in ihrem Job überfordert und klagen über Zeitmangel und zunehmenden Leistungsdruck. Eine Fehleinschätzung? Eine Studie zeigt jetzt, dass die meisten Arbeitnehmer fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit unnützen Tätigkeiten und Aufgaben verbringen.
Den größten Anteil an den so genannten nicht wertschöpfenden Zeiten haben laut der Studie der Managementberatung Factor P die Abstimmung und Informationsbeschaffung. Hier verschlingt zum Beispiel die Suche nach Informationen eine Menge Arbeitszeit. Auch fehlende Strukturen machen Mitarbeitern heute das Leben schwer und verhindern, dass sie sich auf produktive Tätigkeiten konzentrieren können. Die Analyse und Korrektur von Fehlern vernichtet ebenfalls wertvolle Arbeitszeit. Außerdem verbringen viele Angestellte zu viel Zeit mit der Suche nach nicht verfügbarem Material oder Werkzeugen. Für Führungskräfte bleibt häufig nur die Reaktion auf bereits aufgetretene Probleme, diese Tätigkeit verschlingt fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit und es bleibt zu wenig Zeit für eigentliche Führungsaufgaben.
Doch wie lässt sich die Produktivitätsbremse stoppen? Einen wichtigen Anteil daran hat sicherlich, dass Prozesse strukturiert und standardisiert werden. Denn Mitarbeiter, die ständig auf der Suche nach wichtigen Informationen sind oder die Firmenzentrale nach Papier oder Toner für den Drucker durchsuchen müssen, können in dieser Zeit nicht wertschöpfend arbeiten. Viele Prozesse lassen sich bereits vorab so strukturieren, dass die Abläufe danach automatisiert und reibungslos funktionieren. Auch die klare Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten in einem Unternehmen sorgt für Klarheit und somit für mehr Produktivität.
Doch wie steht es mit dem einzelnen Mitarbeiter? Eine geordnete Struktur im Unternehmen ist zwar hilfreich, stößt jedoch häufig spätestens an den Schreibtischen der Angestellten und ihrer (mangelnden) Selbstorganisation schnell an ihre Grenzen. Auch hier soll schließlich proaktiv gehandelt statt blind reagiert werden, damit der Arbeits-Elan nicht schon mittags verschwunden ist. Um das zu verhindern, zahlt es sich zum Beispiel aus, Arbeitsaufgaben nach ihrer Dringlichkeit zu sortieren und dann gezielt abzuarbeiten. Wichtige und schnell zu erledigende Tätigkeiten gehören an den Anfang der Liste, das verschafft schnelle Erfolgserlebnisse durch das Gefühl bereits eine Menge erledigt zu haben. Doch nicht immer ist Handeln angesagt: Fast noch wichtiger ist eine Liste zum »Nichttun«. Auf sie gehören alle Dinge, mit denen man seine Arbeitszeit auf keinen Fall verschwenden will, wie zum Beispiel das ständige Abrufen und Beantworten privater E-Mails, der schnelle Online-Einkauf oder die allzu ausgiebige Beschäftigung mit sozialen Netzwerken. Die so gesparte Zeit lässt dann auch wieder Zeit dafür, in der Mittagspause im Freien ein wenig die Sonne zu genießen.
