Ein Outsourcing von Unternehmensbereichen als Teil von Restrukturierungsmaßnahmen hat eine Reihe möglicher Vorteile: Neben hohen Einsparungen bei den Personalkosten entfällt gleichzeitig die Notwendigkeit, fortlaufend in die technische Infrastruktur der betroffenen Bereiche investieren zu müssen. Unternehmen, die sich zu einem solchen Schritt entschließen, können sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während die ausgelagerten Tätigkeiten durch den Zugriff auf externes Fachwissen häufig in höherer Qualität erledigt werden können.
Aber es gibt auch Risiken und unerwünschte Nebenwirkungen, zu denen leider der Arzt Ihres Apothekers keine Auskunft erteilen kann. So kann der störungsfreie Geschäftsbetrieb während der Umstellungsphase nachhaltig in Mitleidenschaft gezogen werden. Der Abbau von Mitarbeitern kann zu schweren Erschütterungen des Betriebsklimas und zu sozialen Unverträglichkeiten führen. Die Abhängigkeit von einem externen Dienstleister kann sich als fatal erweisen, wenn dieser seinen vertraglichen Vereinbarungen nicht nachkommt oder Kommunikationsprobleme die alltägliche Zusammenarbeit erschweren. Und werden in einem auszulagernden Bereich sensible Unternehmensdaten wie etwa Informationen zu Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten verarbeitet, so erlaubt zwar eine kürzlich erfolgte Neuregelung des Paragraphen 203 StGB („Verletzung von Privatgeheimnissen“) prinzipiell das Outsourcing eines solchen Unternehmensteils ohne Einwilligung aller betroffenen Mandanten, aber die datenschutzrechtlichen Probleme, die mit der ebenfalls kürzlich „scharf geschalteten“ DSGVO entstehen können, sind gravierend.
Ein Bereich, der es mit solch hochsensiblen Informationen zu tun hat, der aber dennoch ein geeigneter Kandidat für eine Outsourcing-Maßnahme sein kann, sind interne Druckzentren. In großen Unternehmen wie etwa Versicherungen sorgen sie für die laufende personalisierte Kommunikation mit Millionen von Kunden und bewegen gewaltige Volumina an Informationen und Papier. Allerdings wäre es aus oben genannten Gründen sehr risikobehaftet, eine solche Schlüsselfunktion ohne Netz und doppelten Boden an einen externen Dienstleister und Standort zu übergeben. Die Folgen für das Tagesgeschäft könnten fatal sein.
Um nun die Reibungsverluste und potenziellen Risiken für das laufende Geschäft so weit wie nur irgend möglich zu reduzieren, innerbetriebliche Spannungen und datenschutzrechtliche Implikationen zu vermeiden und zugleich sicherzustellen, dass die Qualität des Druck- und Kommunikationszentrums nicht nur konstant bleibt, sondern sich sukzessive verbessert, sähe eine Ideallösung wie folgt aus:
- zunächst einmal wird analysiert, ob eine Komplettvergabe an einen externen Dienstleister oder aber ein Hybridmodell, in dem nur Teilbereiche übergeben werden, wirtschaftlich am sinnvollsten ist
- ausgelagerte Dienstleistungen werden dann am gleichen Standort mit dem gleichen, vom Outsourcing-Partner übernommenen Personal erbracht
- das Mitarbeiter Know-how bleibt erhalten und wird durch das technologische und prozessuale Know-how des Outsourcing-Partners zur vollen Entfaltung gebracht
- der Übergang erfolgt bruchlos und sozialverträglich, die geschäftliche Kontinuität wird nicht beeinträchtigt
- datenschutzrechtliche Implikationen werden entschärft
- nach und nach profitiert das outsourcende Unternehmen von Prozessoptimierungen und technologischen Evolutionsschüben, die das Partnerunternehmen mit einbringt
Was jetzt vielleicht wie Wunschdenken oder eine Zukunftsvision klingt, ist längst Realität. Diese optimierte Outsourcing-Version für Druckzentren hört auf den Namen Xerox Centralized Print Services und bewährt sich in vielen Branchen im täglichen Einsatz. Ein solch flexibles Lösungsmodell verbindet das Beste beider Welten: Es wahrt internes Know-how und die volle Datenkontrolle und garantiert gleichzeitig die intendierte finanzielle Entlastung sowie die positiven Effekte durch den Einzug neuester Technologien und Prozessoptimierungen. Und es ist so flexibel, dass auch hybride Szenarien, in denen je nach wirtschaftlicher Abwägung Teilleistungen im Unternehmen verbleiben oder aber von Xerox übernommen werden, problemlos umgesetzt werden können.
Falls Sie sich jetzt dafür interessieren, wie das auch in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden könnte, dann sollten wir unbedingt miteinander reden!
