Fast Forward: Wie Sie viele Workflows Ihrer Kunden in kurzer Zeit automatisieren können

So sehr die Vorteile einer Digitalisierung möglichst aller betriebsinternen Arbeitsprozesse auf der Hand liegen, so stark hapert es in vielen Unternehmen an der Umsetzung dieser Maßnahme. Die Gründe dafür sind vielfältig, in der Hauptsache mangelt es jedoch meist schlicht an Ressourcen. Angesichts von Hunderten oder gar Tausenden Prozessen, die in einem Unternehmen täglich anfallen, ergibt sich der Zwang zur Priorisierung und zu Kompromissen, womit die Umsetzung des vielbeschworenen digitalen Wandels in einem einzigen Schritt hinfällig ist.

Natürlich lässt sich das Ressourcenproblem ohne weiteres nicht so einfach beseitigen. Doch statt sich in das Unvermeidliche zu fügen und mit der unbefriedigenden Situation weiter zu leben, gibt es noch einen anderen Weg, die digitale Transformation zu beschleunigen und damit die Produktivität deutlich zu erhöhen. Dieser Weg besteht darin, sich gezielt des „Niemandslands“ anzunehmen, welches nach der Abschaffung rein papierbasierter Prozesse in nahezu jedem Unternehmen vorzufinden ist. In diesem Niemandsland, quasi einer Vorstufe des rein digitalen Wunschzustands, wird sowohl mit digitalen wie auch mit Papierdokumenten gearbeitet. Die Prozesse, in die diese Dokumente eingespeist werden, erfordern allerdings immer noch manuelle Eingriffe und bergen so reichlich Frustrationspotenzial.

Die gute Nachricht: Innerhalb kurzer Zeit und mit vergleichsweise geringem zeitlichem und finanziellen Aufwand können die meisten Anlässe für diese Frustrationen aus dem Weg geräumt werden. Folgende vier Schritte machen dieses möglich:

  1. Ermittlung potenzieller Ziele für schnelle Erfolge
    Zur Identifikation besonders papierlastiger und repetitive Prozesse verfügen die meisten Unternehmen zwar über zahllose Analysetools, nutzen diese jedoch nicht. Gefragt sind an dieser Stelle Sie als Service Provider: Helfen Sie Ihrem Kunden bei der professionellen Nutzung dieser Werkzeuge und decken Sie so die Arbeitsabläufe im erwähnten Niemandsland mit dem größten Optimierungspotenzial auf
  1. Auswahl des besten Präzedenzfalls
    Wählen Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden aus den ermittelten Zielen einen Prozess aus, der ohne oder fast ohne Umgestaltung oder Veränderung bestehender Systeme digitalisiert und automatisiert werden kann und schnelle Resultate verspricht. Besonders geeignet sind solche Prozesse, bei denen die involvierten Mitarbeiter am offensten für Veränderungen sind.
  1. Erstellung eines Zeitplans
    In der Regel sollten bei der Optimierung eines solchen Präzedenzfalls drei Monate ausreichen, um die gewünschten Resultate zu erzielen. Ein beispielhafter Zeitplan, der gemeinsam mit dem Kunden zu erarbeiten ist, könnte dabei so aussehen:

Tag 1:                 Workshop zur Erstellung einer Prozesslandkarte
Woche 1-4:       Beschreibung des Sollzustands, Ermittlung der Kosten, der zu erwartenden
Ergebnisse und KPIs
Woche 5-9:       Entwicklung, Implementierung und Test, Mitarbeiterschulung, Prioritäten und Rollen
Woche 10-13:  Rollout der Lösung

Die Resultate dieser Vorgehensweise werden überzeugend ausfallen und setzen sich in der Regel aus einer Verdoppelung der Mitarbeiterproduktivität, der drastischen Reduzierung von Reaktionszeiten, einer bis zu 80% geringeren Fehlerquote und Einsparungen in Höhe von etwa einem Euro pro Stunde und Mitarbeiter durch die Eliminierung von Druckvorgängen zusammen. Und ebenso erfreulich: Die am Beispiel des Präzedenzfalls einmal erarbeitete Vorgehensweise kann künftig als Blaupause für weitere Prozesse verwendet werden, mit deren Optimierung Sie das Unternehmen Ihres Kunden weiterhin fit für die Zukunft machen können!

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