Mobil drucken? Aber sicher!

„Mobile First“ ist für viele Unternehmen kein bloßes Schlagwort, sondern eine sehr erfolgreiche Strategie zur Erhöhung des Engagements und der Produktivität ihrer Mitarbeiter. Für jüngere Berufstätige gehört die Möglichkeit, nicht nur vom Büro aus, sondern von mehr oder weniger frei gewählten Orten aus zu arbeiten und auf Informationen zugreifen zu können, schon zu den Selbstverständlichkeiten. Unternehmen, die diese Option nicht bieten, drohen im Kampf um die besten Köpfe ins Abseits zu geraten.

Die Bereitstellung mobiler Arbeitsplätze ohne die Ergreifung adäquater Maßnahmen zur Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards kann allerdings sehr schnell in das Gegenteil umschlagen. Statt zufriedenen Mitarbeitern, Produktivitätsgewinnen und Effizienzsteigerungen droht der GAU in Form eines Verlustes des Wertvollsten, was ein Unternehmen hat: des geistigen Eigentums.

Diese Sicherheitsmaßnahmen dürfen sich dabei allerdings nicht nur auf den Schutz der mobilen Geräte selbst erstrecken, sondern müssen ebenso die von den Mitarbeitern genutzte Druck-Peripherie einbinden. Um das zu gewährleisten, hat Xerox mit den neuen Xerox Workplace Solutions Lösungen entwickelt, die umfangreiche Druckmanagement-Funktionen und Mobility Services umfassen und sowohl als Cloud- wie auch als lokale Service-Versionen erhältlich sind.

Die ab sofort verfügbaren Workplace Solutions ermöglichen nicht nur das Drucken von jedem mobilen Gerät aus, sondern bieten auch zwei innovative Sicherheits-Funktionen, um sowohl Daten als auch den Zugriff auf die Geräte zu schützen:

  • Content Security verbessert die Sicherheitsverfahren und schützt das geistige Eigentum durch Monitoring aller Inhalte, die gedruckt, kopiert oder gescannt werden. Unternehmen werden so durch eine weitere Ebene geschützt und die Content Owner oder Administratoren werden automatisch benachrichtigt, wenn vertrauliche Informationen gedruckt oder geteilt werden. Diese Funktion ist besonders wertvoll für Unternehmen, die regelmäßig mit sensiblen oder vertraulichen Informationen arbeiten.
  • Mobile Phone Unlock bietet die bequeme und kosteneinsparende Möglichkeit, Xerox AltaLink®- und VersaLink®-Geräte per Smartphone zu entsperren und sich zu authentifizieren. Diese Funktion macht teure Kartenleser und Proximity-Karten überflüssig. Die Benutzer werden über die Xerox Print Portal App auf ihrem Smartphone und über die Near Field Communication (NFC), die in die Benutzeroberfläche der Geräte integriert ist, authentifiziert. Die meisten mobilen Geräte können eine Authentifizierung auch durch Scannen von QR-Codes, die auf der Benutzeroberfläche der Xerox Geräte angezeigt werden, vornehmen.

Weitere Schlüssel-Funktionen des Xerox Workplace Solutions-Portfolios garantieren zusätzlich, dass neben einer größtmöglichen Transparenz über die Gerätenutzung auch die Kosten nicht aus dem Ruder laufen:

  • Ein Reporting Dashboard ermöglicht Informationen über die Gerätenutzung und eine bessere Kostenkontrolle durch das zentrale Zusammenführen aller Netzwerkdruckstatistiken für Analyse- und Monitoring-Zwecke.
  • Wichtige Druckregeln beschränken den Zugriff auf Geräte oder Funktionen für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen und ermöglichen so eine verbesserte Kostenkontrolle. So können Administratoren zum Beispiel den Zugriff auf die Drucker außerhalb der Bürozeiten einschränken oder unterbinden.
  • Eine kostengünstige Druckoption sorgt für die Konvertierung mobiler Dokumente in ein druckfertiges Format.

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