Einer unserer langjährigen Partner, die in Würzburg beheimatete XRX Franken, hat in einer lesenswerten Serie die Vorurteile zusammengestellt, mit denen ein Anbieter von Managed Print Services im Vertriebsalltag konfrontiert werden kann. Und er hat natürlich die Gelegenheit nicht verstreichen lassen, diese Vorbehalte Punkt für Punkt zu widerlegen, wie hier nachgelesen werden kann.
Der „Grund 4 von 7“ beschäftigte sich dabei explizit mit der Frage, ob MPS nur lokal effektiv umgesetzt werden könnte, oder ob Implementierungen über mehrere Standorte oder gar international ebenfalls mit hervorragenden Resultaten aufwarten könnten. Der Antwort von XRX Franken soll hier natürlich nicht vorgegriffen werden, aber das Beispiel eines unserer Key Accounts, des internationalen Pharmaunternehmens Roche, kommt ebenfalls zu einem höchst aussagefähigen Resultat: Je größer und komplexer die Druckinfrastruktur ist, umso größer ist auch das Optimierungspotenzial, welches sich Managed Print Services erschließen lässt.
In drei Schritten zur optimalen Lösung
In 2007 hat Roche sich entschieden, seine Druckerflotte zu optimieren, Prozesse zu vereinfachen und Kosten zu sparen. Die Flotte bestand damals aus über 8.000 Druckern und Multifunktionsgeräten aus über 85 verschiedenen Modellserien. Gemeinsam mit Xerox wurde in einem Assessment jedes Gerät erfasst und mit dem Fachbereich der Bedarf und die Anforderung für die Mitarbeiter besprochen. Aus den 8.000 Geräten wurden rund 2.500 Drucker und Multifunktionsgeräte, die an zentralen Stellen platziert wurden. Nicht mehr die Mitarbeiter musste sich um ihre Drucker sowie die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien kümmern, vielmehr wurde jede Maschine von Xerox im Hintergrund überwacht und im Bedarfsfall der Toner automatisch geliefert. Damit war kein totes Kapital in Form von Tonerbeständen für jedes der 8.000 Geräte gebunden. Zur Sicherstellung, dass alle Geräte im Falle einer Störung schnell wieder betriebsbereit waren, wurden Onsite-Techniker eingesetzt.
2016 hatte sich Roche zum Ziel gesetzt, eine global einheitliche FollowYou-Drucklösung zu etablieren, sowie länderübergreifend die Middle Ware VPSX einzusetzen. Ein weiteres Ziel der globalen Harmonisierung war die Auslagerung und Zentralisierung des Printservermanagements. Die bestehende Xerox MPS-Lösung wurde um die Implementierung einer voll integrierten FollowYou-Drucklösung, für 650 MFDs deutschlandweit ergänzt. Dabei wurde auch das Printservermanagement an Xerox übergeben.
Basis für die Umsetzung des Projektes bildete eine Server- Infrastruktur mit den entsprechenden Funktionen und Applikationen, sowie Multifunktionssysteme der neuesten Generation. Der Rollout des Konzepts musste so geplant werden, dass die Mitarbeiter störungsfrei arbeiten können, daher war nach den ausführlichen technischen Tests eine akribische Planung und
Pilotierung erforderlich. Nach dieser Test- und Pilotierungsphase wurde ein Rollout aufgesetzt, der eine „silent“ Plug and Play Installation der neuen Hardware ermöglicht hat. Das bedeutet: an die Standplätze der alten MFDs wurden neue MFDs ausgerollt, die sofort alle Funktionen des alten Systems übernommen haben. Die Ausfallzeit während des Rollouts betrug im Schnitt zehn Minuten.
Unterstützt von einer stufenweisen Kommunikation und in vier Informationsveranstaltungen, begleitet von Videos, Handouts und Intranet- Kommunikation, wurden den End-Usern die neuen (zusätzlichen) Funktionen vorgestellt. Jeder Mitarbeiter druckt in die Follow- Druck Queue und kann mit seinem Mitarbeiterausweis an jedem beliebigen Ausgabesystem seine Druckjobs auswählen und abholen.
Mehrwerte für das tägliche Business – heute und in Zukunft
Mit der neuen FollowYou-Lösung steht allen Mitarbeitern effektives und sicheres Dokumentenmanagement zur Verfügung. Fehldrucke lassen sich mit einem Follow- Druck Konzept weitgehend vermeiden; dies führt zu deutlicher Senkung des Druckvolumens und zur Senkung der Kosten. Weniger Papier bedeutet weniger CO2 Ausstoß und mehr Nachhaltigkeit. Das Scannen lässt jetzt mit einem Knopfdruck erledigen.
Die End-User haben sich von den Vorteilen und der Einfachheit der neuen Lösung schnell überzeugt. Diese zusätzlichen Funktionen und die Vereinheitlichung der Lösung stellen den Mitarbeitern eine gesteigerte Produktivität und eine flexible Verbesserung der Workflows heute und für die Zukunft zur Verfügung.
Bis heute sind bereits 14 Länder in Europa und 6 Länder außerhalb Europas an diese Lösung angeschlossen. Mit der VPSX Plattform wurde ein Fundament geschaffen, um schnell und flexibel auf aktuelle und zukünftige globale Entwicklungen und Anforderungen im Unternehmen flexibel reagieren zu können.
Ein Videoclip der bei Roche implementierten Lösung fasst deren Eckpunkte in drei Minuten zusammen und zeigt anderen Unternehmen vergleichbarer Aufstellung, wie sie mit Managed Print Services von Xerox gleichzeitig Kosten reduzieren und deutlich effizienter werden können:
