von Matthias Hilbert, Regional Business Manager DPSG DACH at Xerox
Eine im Jahr 2011 vorgestellte IDC-Studie beinhaltete die Schätzung, dass alleine die mit dem Druck von Dokumenten verbundenen Kosten 1-3 % der Jahreseinnahmen eines Unternehmens verschlingen würden. Diese Studie belegte ebenfalls, dass sich Sparmaßnahmen in den meisten Unternehmen nur auf die direkten Druckkosten konzentrieren und in der Regel darin bestehen, einige Drucker abzuschaffen und die Mitarbeiter anzuhalten, weniger zu drucken. Diese Maßnahmen reichen aber bei weitem nicht aus, um das Kostenproblem in den Griff zu bekommen. Wirkliche Abhilfe kann zum einen die Nutzung von Managed Print Services bieten, zum anderen hilft eine komplette Analyse der Druckumgebung, der Dokumentenmanagement-Infrastruktur und der Workflows dabei, die versteckten Kosten aufzuspüren, die meist übersehen werden.
5 besonders große Kostentreiber seien hier vorgestellt:
Stellflächenbedarf
Bürofläche ist teuer und es ist nicht ökonomisch, diese Fläche nicht für Mitarbeiter, sondern für Hardware vorzuhalten. Muss also tatsächlich in jeder Abteilung ein Drucker stehen? Könnten sich verschiedene Unternehmensbereiche nicht eine Druckausstattung teilen? Auch das Anpassen der Druckausrüstung an die unterschiedlichen Anforderungen innerhalb eines Unternehmens kann zu deutlichen Kostensenkungen beitragen.
IT-Helpdesk und Support
35-50 % der Anrufe, die bei einem durchschnittlichen Helpdesk eingehen, beziehen sich auf Drucker. Wenn man berücksichtigt, dass jeder dieser Anrufe 14 € bis 16 € kostet, kann sich das bei einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern auf jährliche Kosten im hohen sechsstelligen Bereich summieren. Laut IDC überwachen jedoch weniger als ein Drittel der Unternehmen ihre Kosten für Helpdesk und Support, die mit Drucken in Verbindung stehen. Wenn diese Unternehmen die von Ihren Mitarbeitern angesprochenen Probleme analysieren würden, könnten Sie so dafür sorgen, dass der Einsatz benutzerfreundlicherer Hardware die Supportkosten dramatisch senkt.
Einkauf und Verwaltung
Das Fehlen einer zentralen Druckstrategie ist keine Seltenheit und kann zu einem fragmentierten Ansatz beim Einkauf von Hardware führen. Wenn verschiedene Abteilungen für das Budget verantwortlich sind, das für die unterschiedlichen Aspekte der Druckumgebung bereitsteht, kann dies zu unnötigen Ausgaben führen. Diese Ausgaben können vermieden werden, wenn die Verwaltung der Lieferantenbeziehungen und damit die Beschaffung zentralisiert wird.
Energiekosten
In den vergangenen Jahren hat die Druckindustrie intensiv daran gearbeitet, Drucker und Druckvorgänge umweltfreundlicher zu gestalten. Für viele Unternehmen ist die Unterstützung von Umweltschutzzielen kosteneffizient und trägt zu einer positiven Pressearbeit bei. Durch den Einsatz optimierter Bürogeräte kann ein Unternehmen Einsparungen von bis zu 50% erzielen. Auch kleine Veränderungen wie die Umstellung auf Duplex-Druck, die Einstellung von Schwarzweißdruck als Standard und eine Schulung der Mitarbeiter zu den Druckkosten können einen großen Unterschied machen.
Organisatorische Produktivität
Eine angemessene Verwaltung der Druckumgebung kann die Produktivität direkt beeinflussen. Wenn Geräte nicht den Anforderungen entsprechen, wird Zeit verschwendet, während sie neu eingestellt werden müssen. Unternehmen mit einer zentralen Abteilung für reprografische Dienste sollten beispielsweise sicherstellen, dass diese Abteilung optimal ausgelastet ist.
