Wie Big Data auch dabei helfen kann, die Druckkosten zu senken

Das Potenzial von Big Data bei der Optimierung von Vertriebs- und Marketing-Aktivitäten ist offensichtlich und wird bereits intensiv genutzt. Aber nur sehr wenige Unternehmen schöpfen die Möglichkeit, die intelligente Analyse aggregierter Daten auch zur Erhöhung der internen Effizienz einzusetzen, wirklich aus, beispielsweise bei der Senkung der Druckkosten. Dabei liegt auch dieser Aspekt eigentlich auf der Hand, denn da jeder innerbetriebliche Vorgang Daten erzeugt, müssen diese „nur“ zentralisiert und strukturiert aufgezeichnet sowie planvoll ausgewertet werden.

Die analytischen Fähigkeiten von Business Intelligence Werkzeugen und Print Management Lösungen bieten die Möglichkeit einer solchen Auswertung, die weit über Kennzahlen wie die Anzahl gedruckter Seiten oder den Verbrauch von Supplies hinausgehen.

Informationen, die über diese interne Ausrichtung von Big Data-Analytics gewonnen werden können, beinhalten etwa:

  • Spitzen in Supportanfragen nach Unterstützung bei Printjobs
  • Verzögerungen bei innerbetrieblichen Prozessen durch Warten auf die gedruckten Dokumente anderer Abteilungen
  • Auswertungen von Marketingaktionen bezüglich des damit verbundenen Papierverbrauchs
  • Auswertungen des Verhältnisses sich wiederholender Printjobs pro Kundenkontakt
  • Gerätespezifische Analysen: Welche Drucker werden nicht optimal genutzt?
  • Auswertungen des Verhältnisses Anzahl Mitarbeiter / MFP
  • Analyse besonders papierintensiver Prozesse
  • Analyse unnötiger einseitiger Drucke oder Farbdrucke
  • etc.

Natürlich ist die Erfassung und Auswertung dieser Informationen nur der erste Schritt. Entscheidend für die Erhöhung der Effizienz und Senkung der Kosten ist das anschließende und möglichst unverzügliche Handeln. Sollte dabei – wie etwa bei der gezielten Einführung digitaler statt papierbasierender Prozesse – vorab das Go des Top-Managements eingeholt werden müssen, werden die harten Zahlen, die präsentiert werden können, dieses sicherlich beflügeln.

Sind die Analyse-Metriken einmal definiert und die Optimierungen umgesetzt, heißt es, am Ball zu bleiben. Der Einsatz entsprechender Dashboards ermöglicht es, die Daten auf einen Blick im Auge zu behalten und Fortschritte oder Rückschläge ohne Zeitverzug zu registrieren.

Dass sich ein derartiges Vorgehen nicht nur zur Reduzierung der Druckkosten, sondern zur Optimierung nahezu jeden beliebigen anderen innerbetrieblichen Prozesses empfiehlt, muss nicht extra erwähnt werden.

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