Acht Fragen, die Unternehmen den Anbietern von Managed Print Services dringend stellen sollten

Wenn Unternehmen die mit dem Druck von Dokumenten verbundenen Kosten erstmals analysieren, löst das Ergebnis in der Regel eine zwischen Entsetzen und Überraschung changierende Reaktion aus. Repräsentative Erhebungen gehen davon aus, dass dabei Kosten in Höhe von 3% bis 5% des jährlichen Umsatzes anfallen. Grund genug also, sich intensiv auf die Suche nach Verbesserungspotenzialen zu machen. An Möglichkeiten zur Eindämmung der Kostenexplosion fehlt es dabei nicht: Von der Beherzigung des Mottos „Think before you print“ über den doppelseitigen Druck und die Nutzung des Entwurfsmodus bis hin zu besonders effizienten Druckermodellen – mit all diesen Maßnahmen lassen sich bereits kurzfristige Effekte erzielen.

Der Königsweg ist jedoch ein anderer: Die Nutzung von Managed Print Services (MPS), bei denen ein spezialisierter Anbieter die gesamte Dokumentenausgabeumgebung eines Unternehmens bewertet, optimiert und kontinuierlich verwaltet. Die Effekte einer solchen Maßnahmen gehen dabei über reine Kostensenkungen weit hinaus. Unternehmen können sich gleichzeitig über messbare Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen freuen, und sind in der Lage, Risiken zu minimieren.

MPS ist nicht gleich MPS
Kein Wunder also, dass MPS für immer mehr Unternehmen in der Prioritätenliste weit oben stehen. Die Auswahl eines geeigneten MPS-Partners ist allerdings keineswegs trivial. Dabei ist es weniger die große Anzahl potenzieller Dienstleister in diesem heiß umkämpften Marktsegment, welche die Entscheidung erschwert. Es sind vor allem die gravierenden Unterschiede in den Dienstleistungsangeboten selbst, die über Erfolg oder Misserfolg einer verwalteten Druckumgebung entscheiden.

Für Unternehmen, die nun vor einer solchen Entscheidung stehen, haben wir einen Fragekatalog zusammengestellt, der potenziellen Anbietern vorgelegt werden sollte. Fällt auch nur eine Antwort darauf nicht oder nur teilweise befriedigend aus, dann sollte besser das Angebot eines alternativen Anbieters ins Auge gefasst werden:

  1. Wie sicher ist die Lösung?
  • Wie werden die Daten bei der Übertragung vom Computer auf den Drucker gesichert?
  • Wie werden diese Informationen sicher ausgegeben?
  • Ist es möglich, für unterschiedliche Nutzer verschiedene Zugriffskontrollen einzurichten?
  • Kann die Druckverwaltungssicherheit nahtlos auf bestehende Sicherheitsmaßnahmen im Unternehmen zugeschnitten werden?
  1. Bietet sie die benötigte Flexibilität und Integration?
  • Kann sich der MPS-Anbieter an Ihre individuelle Umgebung anpassen?
  • Werden Druckserver, direktes IP-Drucken oder eine Kombination aus beidem unterstützt?
  • Lässt sich die MPS-Lösung reibungslos mit bestehenden Anbietern, Technologien und Prozessen kombinieren?
  1. Wie nützlich ist die Berichtsfunktion?
  • Umfasst die Lösung dynamische Berichtsfunktionen, die eine Analyse und Überwachung der Nutzung in Echtzeit erlauben?
  • Können die Berichte so angepasst werden, dass sie für Ihre Ziele und Leistungskennzahlen relevant sind?
  • Verfügt der MPS-Anbieter über die nötigen Fachkenntnisse, um Rohdaten in Business Intelligence zu verwandeln?
  1. Handelt es sich um eine Standardlösung oder um ein maßgeschneidertes Angebot?
  • Bezahlen Sie bei einem Anbieter nur für das, was Sie auch tatsächlich nutzen?
  • Ist der Ansatz so modular, dass später weitere Module hinzugefügt werden können?
  • Können Module herausgenommen werden, falls zurückskaliert werden soll?
  1. Wie einfach ist die Handhabung für Endnutzer und die IT-Abteilung?
  • Stellt die MPS-Lösung einen guten Kompromiss zwischen den oft gegensätzlichen Anforderungen der Nutzer und der IT-Abteilung dar?
  • Können die Nutzer unkompliziert, reibungslos und geräte- sowie ortsunabhängig drucken, ohne dass die IT-Abteilung zusätzlich belastet wird?
  • Lässt sich die Lösung leicht konfigurieren und verwalten, wenn neue Drucker und Nutzer dazukommen?
  • Lässt sie sich unkompliziert an dynamische Anforderungen anpassen?
  1. Lässt die Lösung sich skalieren, wenn Ihre Organisation wächst?
  • Gibt es Limitierungen bezüglich Nutzern, Abteilungen und mobilen Arbeitsplätzen?
  • Existiert eine maximale Anzahl von Multifunktionsdruckern?
  • Wie werden Infrastrukturen mit mehreren Standorten oder mehreren Ländern verwaltet?
  1. Kann die Lösung Kosteneinsparungspotenziale aufdecken?
  • Werden detaillierte Informationen über die Druckernutzung und die Druckkosten bereitstellt?
  • Wird eine detaillierte Aufsplittung der Nutzungsmuster von Anwendern, Geräten, Abteilungen, Druckservern oder Niederlassungen geliefert?
  1. Ist die Lösung führend und zukunftsfähig?
  • Wurde die Lösung auf Basis von Branchenkenntnissen und jahrelanger, praktischer Erfahrung mit Tausenden von Kunden entwickelt?
  • Basiert sie auf Best Practice-Ansätzen aus der eigenen Branche und entwickelt sie sich weiter, um den neuesten technologischen Fortschritten und Arbeitsverfahren gerecht zu werden?

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