Erfahrungsberichte von Unternehmen und Behörden unterschiedlicher Größe und Struktur belegen, dass die viel zitierte Digitalisierung oder Digitale Transformation von Geschäftsmodellen und Prozessen ein überaus komplexer Prozess ist, der einen sehr hohen Aufwand an finanziellen, technischen wie menschlichen Ressourcen erfordert. Unternehmen, die den Transformationsprozess nicht ganzheitlich angehen und versuchen, die erforderlichen Maßnahmen ausschließlich mit internen Ressourcen, Know-how oder Technologien umzusetzen, verlieren Zeit und Chancen im digitalen Wandel oder drohen oftmals daran zu scheitern.
Erfolgsformel End-to-End
Digitale Transformation As-a-Service macht dann wirklich Sinn, wenn die komplette Prozessverantwortung und nicht nur Teile davon an einen Serviceprovider ausgelagert werden. Die Vorteile liegen in der Reduzierung interner Aufwände und Ressourcenbindungen sowie der Vermeidung unnötiger Schnittstellen und damit der Diskussionen um Verantwortlichkeiten im Falle von Störungen im Prozess. Zudem ist die klare Abgrenzung eines gesamten End-to-End Prozesses leichter für das abgebende Unternehmen zu managen und anhand von KPI’s zu messen. Schließlich entfällt der Aufwand für permanenten Change, den Unternehmen betreiben müssen, um mit dem Einsatz sinnvoller Technologien Schritt halten zu müssen.
Der Xerox Ansatz
Als Anbieter von digitalen Dienstleistungen hat sich Xerox dieser anspruchsvollen Aufgabe gestellt und einen Service entwickelt, der den Fokus auf Prozesse eingehender Kunden- oder Lieferantenkommunikation richtet. Die Xerox Capture & Content Services umfassen die Erfassung eingehender Dokumente jeglicher Art, eine plattformbasierte und damit automatisierte Auslesung notwendiger Daten, ergänzend dazu die manuelle Erfassung notwendiger Daten und die schnittstellenbasierte Rückführung der ausgelesenen Daten in die Applikationen der Kunden.
Die Plattform vereint Softwarekomponenten im Bereich OCR, KI und RPA, ergänzt durch eine Xerox-eigene Archiv- und DMS Lösung sowie eine Workflowautomatisierung. Im Zentrum der Entwicklung stand dabei die Überlegung, Businessprozesse unter Einsatz führender Softwarekomponenten am Markt weitgehend zu standardisieren, um individuelle Kundenanforderungen leichter über die Plattform abbilden zu können.
Einsatzmöglichkeiten und Resultate
Die Einsatzfelder des End-to-End Services von Xerox sind vielfältig. Sie reichen von der Erfassung der Dokumente und Rückführung der Daten beispielsweise im Bereich von Rechnungsdokumenten bis hin zu komplexen Prozessen, wie z.B. der Erfassung und Indizierung von Kundenanliegen aller Art, Regulierungsprozessen bei Versicherungsunternehmen oder Onboarding von Neukunden im Bankensektor.
Tatsächlich sind viele dieser Prozesse bereits bei Kunden (teil)automatisiert. Herausforderungen ergeben sich zum Beispiel dann, wenn geeignete Nachfolgetechnologien noch nicht verfügbar sind, um bestehende manuelle Aufwendungen weiter reduzieren zu können oder wenn weitere Anforderungen im Rahmen der Digitalisierung von Prozessen hinzukommen. Der End-to-End Service von Xerox bietet die Loslösung von Personalkapazitäten und Technologien hin zu einem ergebnisbasierten Service mit folgenden Resultaten:
- Reduzierung der Verarbeitungskosten pro Transaktion
- Vermeidung der Kapitalbindung durch die Beschaffung von Hard- und Software
- Entfallen interner personeller Aufwände; Ressourcen lassen sich wertschöpfender einsetzen
- Straffung von Workflows, Verkürzung von Durchlaufzeiten
- Reduzierung von Fehlerquellen
- Deutliche Vereinfachung der Internationalisierung und Skalierung
- Erfüllung von Compliance Vorgaben durch audit-sichere Workflows und Einhaltung höchster Datensicherheitsstandards
Die Transformation hin vom Eigenbetrieb zu einem Service kann selbstverständlich skaliert erfolgen. Damit sind Transitionsaufwendungen minimierbar und die Sicherung der Business Continuity maximierbar.
Eine Reihe von Success Stories, die hier eingesehen werden können, belegen die Resultate, die mit Hilfe des Xerox As-a-Service Ansatzes in der Praxis realisiert werden konnten. Wir sind uns sicher, dass Ihr Unternehmen davon in gleichem Maße profitieren wird.
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