Geschäftsprozessoptimierung – aber richtig!

von CRN Redaktion, Deutschland

Der durch die Marktglobalisierung verschärfte Wettbewerb stellt immer mehr Unternehmen vor die Herausforderung, ihre betrieblichen Abläufe neu zu gestalten. Die Optimierung oder Straffung von Prozessen – beispielsweise durch die Einführung neuer IT- oder Organisationssysteme – bedeutet dabei keineswegs unweigerlich, dass Arbeitsplätze abgebaut werden oder die Arbeitsfrequenz erbarmungslos in die Höhe getrieben wird.

Dennoch gilt der Begriff „Geschäftsprozessoptimierung“ in vielen Unternehmen als Schreckgespenst, der sofort die Gerüchteküche zum Brodeln bringt und die Mitarbeitervertretung auf den Plan ruft.

Die Durchführung einer Geschäftsprozessanalyse und –optimierung ist deshalb ein besonders sensibles Projekt, das nicht einfach nur „durchgezogen“ werden sollte, sondern von Beginn an größtmöglicher Transparenz – sprich: einer intensiven, internen Kommunikation – bedarf.

Um Gerüchte über Arbeitsplatzabbau oder andere Maßnahmen zu minimieren, sollte während der Projektvorbereitung, der Planung und natürlich auch während der konkreten Durchführung ein umfangreiches Projektmarketing betrieben werden. Alle Mitarbeiter sollten – durch Aushänge, Projektmeetings oder über das Intranet – regelmäßig und offensiv informiert werden. Die Mitarbeitervertretung, die Personalabteilung und – nicht zuletzt – die IT-Abteilung gilt es, direkt als Teilnehmer zu gewinnen und in regelmäßigen Meetings einzubinden.

Klar ist: Die Unterstützung und die Akzeptanz der Projektergebnisse ist umso größer, je mehr Mitarbeiter über die Optimierungspläne informiert sind und diese mittragen. Das Management oder auch die involvierten Berater sollten deshalb in Gesprächsrunden kontinuierlich über den jeweiligen Projektstand informieren, Methodiken erläutern und auch aktuell auftretende Probleme thematisieren.

Wer seine Mitarbeiter ernst nimmt und einbindet, wird im Regelfall nicht nur mit mehr Zustimmung für die beabsichtigte Optimierung belohnt. Vielfach fördern engagierte Mitarbeiter sogar noch weitere Optimierungspotenziale zutage, die ansonsten selbst das beste Projektteam oder der beste externe Berater übersehen hätten.

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