Eine app-solut überzeugende Lösung: Wie ein Xerox Partner Briefen Beine macht

Bei der Planung der neuen IT-Infrastruktur der Immobilienverwaltung wurde an fast alles gedacht. Server- und Desktop-Systeme, Anwendungen und Datenbestände, CRM und Archivlösung wurden sinnvoll und einheitlich miteinander verknüpft, die Kommunikationskanäle digitalisiert. Und so war es kein Wunder, dass sich Planer wie Anwender mit der erzielten Performance gleichermaßen zufrieden zeigten. Ein winziges Detail wurde jedoch übersehen: Der Digitalisierungsgrad der von dem Unternehmen betreuten Mieter erreichte bei weitem nicht das Niveau, welches ein nahtloses Zusammenspiel mit der hochmodernen IT garantieren würde. Mit anderen Worten: Die Mieter schrieben Briefe. Viele Briefe. Und sie schickten diese Briefe mit Beschwerden, Eingaben, Fragen etc.pp. an einen der über einhundertachtzig in der ganzen Region verteilten Mitarbeiter in der Hoffnung, dass ihnen bald geholfen würde. Da in der dezentral arbeitenden Organisation mit ihren vielen Standorten vom Posteingang bis zur Bearbeitung des Einzelfalls jedoch bis zu 3 Wochen vergehen konnten, ließ diese Hilfe leider auf sich warten.

Angesichts dieser Schieflage griff der IT-Leiter der Immobilienverwaltung zum Telefon und wählte die Nummer der e-dox AG, einem auf Managed Print Services und die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisierten Servicedienstleister. Seine Frage: Könnte e-dox dabei helfen, mit möglichst geringem Aufwand die Durchlaufzeiten der postalischen Eingaben auf ein Minimum reduzieren? Und e-dox konnte. Als qualifizierter Xerox-Partner wusste man um die Möglichkeiten, welche die neueste Generation von mit der sogenannten ConnectKey® Technologie ausgestatteten Multifunktionsgeräten in Verbindung mit dem im Jahr 2013 gelaunchten Xerox App Studio bietet. Der von e-dox präsentierte Lösungsvorschlag: Eine auf der obersten Ebene des MFP-Displays implementierte App, mit der jeder eingehende Brief gescannt, der jeweilige Dokumententyp dynamisch zugeordnet, die Inhalte automatisch in die Dokumentenverwaltung übernommen und für jeden Vorgang eine Neuanlage oder Verknüpfung im CRM erzeugt wird. Der IT-Leiter war begeistert und die Lösung wurde im Mai 2015 in allen Niederlassungen der Immobilienverwaltung eingeführt.

 

Die Effekte waren für alle beteiligten Parteien überaus erfreulich: Die Kundeneingaben konnten seitens der Immobilienverwaltung nun in einem Bruchteil der vorher aufgewendeten Zeit bearbeitet werden. Mieter mussten sich nicht mehr wochenlang über den Müll vor ihren Garagen oder die Hinterlassenschaften von des ungeliebten Nachbarn Rauhhaardackelrudel im Vorgarten ärgern – und e-dox profitierte nicht nur von einem beträchtlichen Imagegewinn beim vollauf zufriedenen Kunden, sondern konnte sich neben dem Verkauf der Dienstleistung zusätzlich über einen Auftrag über zusätzliche ConnectKey-MFPs freuen, die in allen Niederlassungen der Verwaltung seitdem im Einsatz sind.

Falls Sie dieses Beispiel nun neugierig auf die Xerox ConnectKey-Apps und das Xerox App Studio gemacht hat – in dieser Broschüre erfahren Sie mehr.

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