Wie Sie Managed Print Services auch an Sparfüchse verkaufen können

Viele unserer Channelpartner, mit denen ich in regelmäßigem Kontakt bin, berichten von Widerständen, wenn sie ihren Kunden die Vorteile von Managed Print Services nahebringen möchten. Das Argument, welches dabei häufig ins Feld geführt wird, lautet, dass es doch viel günstiger sei, die Druckinfrastruktur selber hausintern zu verwalten, als das Management einem externen Dienstleister zu überlassen. Die Vermutung, dass die immer noch vergleichsweise geringe Akzeptanz von Managed Print Services* in genau dieser (Fehl-) Einschätzung begründet liegt, wird durch eine Erhebung von Quocirca bestätigt:

 „Die größte Hürde für die Adaption von Managed Print Services besteht darin, dass 56 Prozent aller Nichtanwender davon überzeugt sind, dass ein Dienstleister-Vertrag teurer als das Inhouse-Management von Druckern ist. Weitere 31 Prozent führen darüber hinaus an, dass die Kostenvorteile von MPS nicht transparent genug seien.“

Die große Gruppe der MPS-Verweigerer aus Kostengründen ist allerdings zugleich auch diejenige, die am unzufriedensten mit ihrer aktuellen Print-Situation ist – was nicht verwundert, mangelt es genau dieser Klientel doch an Tools, an Expertise, an Möglichkeiten zur Automatisierung manueller Prozesse und zur Flexibilisierung des Einsatzes von Ressourcen.

Für MPS-Hersteller und -Dienstleister ergeben sich somit zwei erfolgversprechende Argumentationslinien: Eine qualitative, welche die Effizienz-Vorteile einer MPS-Lösung herausstellt, und eine quantitative, die darin besteht, die tatsächlich anfallenden Kosten einer internen wie einer externen Lösung vergleichbar zu machen.

Doch wie lassen sich die tatsächlichen Kosten eines intern abgewickelten Print-Managements nachvollziehbar kalkulieren? Am besten, indem man ein Spreadsheet öffnet und in Spalte A die prozessualen Schritte einer konkreten Bestellung von dringend benötigtem Toner-Nachschub auflistet:

  1. Entgegennahme des Anrufs mit der Nachbestellung
  2. Überprüfung, ob irgendwo im Haus noch der benötigte Toner vorhanden ist
  3. Aufruf der letzten Toner-Order: Wer hat geliefert?
  4. Recherche nach dem günstigsten Angebot
  5. Einholung eines Approvals
  6. Bestellvorgang im Einkauf
  7. Nachfrage beim Lieferanten bei eventuellen Lieferverzögerungen
  8. Warenannahme und Auffüllung der Bestände
  9. Rechnungsverarbeitung
  10. Entsorgung der verbrauchten Kartuschen
  11. Retourenabwicklung im Falle von Problemen mit der Lieferung

Anschließend ergänze man diese Liste um den geschätzten Zeitaufwand pro Schritt in Minuten, sowie das durchschnittliche Gehalt eines in den jeweiligen Schritt involvierten Mitarbeiters. Auf dieser Basis kalkuliere man die durchschnittlichen Kosten pro Minute und multipliziere das Ergebnis mit der insgesamt benötigten Zeit pro Einzelbestellung und der Anzahl der insgesamt in einem Zeitraum X anfallenden Orders.

In meinem nächsten Schubkraft-Post werde ich versuchen, diese vereinfachte Kalkulation noch etwas ausführlicher zu behandeln und ein erweitertes Modell zur Darstellung intern anfallender Kosten zu entwickeln. Aber selbst die hier beschriebene Vorgehensweise dürfte für so manchen Sparfuchs ein Augenöffner sein.

*laut der Photizo Group setzen nur rund 25% aller KMUs eine MPS-Lösung ein

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