Wie wird sich die Welt des Arbeitens in den nächsten zehn Jahren verändern und welche Chancen ergeben sich dadurch? Diese Frage ist in aller Munde. Xerox arbeitet intensiv an Innovationen, die Unternehmen dabei unterstützen einfacher, schneller, effizienter und nachhaltiger zu arbeiten und das Potential der Digitalisierung positiv zu nutzen.
Sind nur 10 Prozent der Unternehmen digital?
Überraschend: Lediglich zehn Prozent aller Unternehmen konstatieren, alle wichtigen Prozessbereiche durchgängig digitalisiert zu haben. Das ist insofern erstaunlich, als sich in den letzten zehn Jahren die Rahmenbedingungen für eine durchgängige Digitalisierung und den weitgehenden Verzicht auf Papier deutlich verbessert haben – und das in allen relevanten Bereichen:
- Die notwendigen Digitalisierungstechnologien und Lösungen sind günstiger und sicherer denn je und vergleichsweise leicht zu implementieren. Zumeist in der Cloud verfügbar, verlieren auch gegebenenfalls vorhandene Engpässe in der IT-Infrastruktur ihren Schrecken.
- Ein sehr großer Teil der heutigen Mitarbeiter von Unternehmen rekrutiert sich aus „Digital Natives“, die papierlose Prozesse nicht nur in ihrem Privatleben, sondern auch im beruflichen Umfeld gewohnt sind und erwarten.
- Der Anteil der Geschäftsdokumente, die rein digital erstellt und kommuniziert werden, nimmt seit vielen Jahren rasant zu.
- Die rechtlichen Voraussetzungen, die eine rein digitale Informationsverarbeitung und -aufbewahrung ermöglichen, sind vorhanden.
Fehlt Unternehmen einfach die Zeit für die Digitalisierung?
Warum also tun sich so viele Unternehmen immer noch so schwer damit, sich von langsamen und teuren Prozessen zu verabschieden, obwohl sie wissen, dass es eine wesentlich kostengünstigere, schnellere und umweltfreundlichere digitale Alternative gibt? Nun, häufig liegt es wohl daran, dass im Alltagsgeschäft schlicht und einfach die Zeit fehlt, die bestehenden Prozesse detailliert zu analysieren und auf ihr Optimierungspotenzial abzuklopfen. Zudem ist es eine sehr menschliche Eigenschaft, sich mit einmal bestehenden und ja immerhin auch seit Jahren funktionierenden Abläufen zu arrangieren und die Unbequemlichkeit zu scheuen, diese zu hinterfragen.
Genau an dieser Stelle öffnet sich ein großes Fenster der Möglichkeiten für Systemhäuser und externe Beratungsunternehmen. Mit ihrem Know-how und dem unverbrauchten Blick von außen sind sie in der Lage, diese gewissermaßen systemimmanente Trägheit aufzubrechen und den entscheidenden Impuls zu geben, sich von traditionellen Arbeitsabläufen zu verabschieden und sich der digitalen Zukunft zu öffnen.
Jedes Unternehmen hat ganz eigene Herausforderungen, denen es sich stellen muss. Aber es gibt einen übergreifenden Trend, der überall zu spüren ist: Der digitale Wandel. Die vier Kernelemente des digitalen Wandels – Soziale Medien, Mobilität, Analysen und Cloud (kurz SMAC) bestimmen in zunehmendem Maße unsere Lebenswirklichkeit und Arbeitswelt:
- Dank Telearbeit und Cloud-Computing ist das Büro kein konkreter Ort mehr, sondern eine Denkweise.
- Mitarbeiter widmen den Großteil ihrer Zeit gezielt Aufgaben mit hohem Nutzenfaktor, während Analysen und Automatisierung dafür sorgen, dass alltägliche Routinejobs maschinell erledigt werden können.
- Insgesamt haben Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf die Informationen, die sie gerade benötigen. Dadurch können sie schneller fundierte Entscheidungen treffen, und dies fördert eine reaktionsfreudige, kundenzentrierte Arbeitsweise. Gleichzeitig verfügen Sie über eine geordnete, optimierte, schlanke Arbeitsumgebung.
Wenn Sie Ihre derzeitige Arbeitsweise hinterfragen und dafür sorgen, dass Sie weniger von Papier abhängig sind, verschaffen Sie Ihrem Unternehmen den Freiraum, sich auf hochwertige Aktivitäten zu konzentrieren, die Kundenzufriedenheit und Umsatzstärke fördern. Im Zuge der digitalen Umstellung werden Ihre Mitarbeiter ihre Arbeits- und Denkweise anpassen müssen. Menschen fürchten Neuerungen und Unbekanntes, daher ist es zwingend erforderlich, dass die Gründe, die für den Wandel sprechen, und die Vorteile, die sich daraus ergeben, klar kommuniziert werden. Alle Beteiligten müssen erkennen können, dass die Zukunft strahlender ist als die Vergangenheit.
Wie Unternehmen mit Digitalen Tools effizient und produktiv bleiben
Innovative Digitalisierungslösungen definieren das Dokumentenmanagement in Unternehmen neu. Und bauen eine Brücke zwischen der papierbasierten und der digitalen Welt. Benutzer können ihre Dokumente papierlos am PC oder Tablet bearbeiten, wobei auf allen Geräten die letztgültige Version verfügbar ist. „Less Paper“ Initiativen können nun wirklich gelebt werden und ermöglichen eine smartere Arbeitsweise, höhere Produktivität und einen besseren Zugriff auf geschäftsrelevante Daten.
Innovative Lösungen für die moderne Arbeitswelt
Auch herkömmliche Drucker verwandeln sich immer mehr in intelligente, vernetzte „Workplace Assistants“, die den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt gerecht werden. Personalisierte Workflows, Zugang zur Cloud und vielschichtige Sicherheitsfunktionen stehen für das neue Drucken, Kopieren und Faxen. Viele Tätigkeiten werden heute nicht mehr am Schreibtisch, sondern von unterwegs aus erledigt. Es ist eine persönliche Entscheidung wie und wo heute gearbeitet wird. Um diese Entwicklung zu unterstützen, hat beispielsweise Xerox eine Produktfamilie aus echten Workplace Assistents aufgebaut, die eng mit mobilen und in der Cloud liegenden Technologien vernetzt sind.
Mit diesen und weiteren Tools aus unserem Next-Generation-Portfolio helfen wir unseren Kunden, ihren Arbeitsalltag im Büro zu automatisieren und zu vereinfachen, damit sie sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren können.
