Während die meisten Unternehmen mit hohem Aufwand dafür sorgen, dass die Desktop-PCs, Notebooks und, mit Abstrichen, Mobiltelefone und Tablets ihrer Mitarbeiter gegen unerlaubte Zugriffe und Malwareattacken gesichert sind, wird ein potenzielles Sicherheitsrisiko häufig übersehen: die Drucker und Multifunktionsgeräte. Das ist gleich aus zwei Gründen hochproblematisch. Zum einen sind moderne, netzwerkfähige Drucker mit ihren Prozessoren, Festplatten, Hauptspeichern und Betriebssystemen im Grunde nichts anderes als vollwertige Computer, die ebenso anfällig für Cyberattacken wie andere Endgeräte sind. Zum anderen sind Drucker hochfrequentierte Umschlagplätze für vertrauliche Daten, die im Dauerbetrieb über sie ausgegeben, gescannt oder versendet werden.
Eine konsistente Strategie zur Absicherung der Endgeräte darf also nicht darauf verzichten, Drucker und MFPs in den Katalog der Sicherheitsmaßnahmen aufzunehmen. Dabei gilt es, nicht nur technische Aspekte, sondern auch die menschliche Interaktion mit den Geräten im Auge zu behalten.
Da diese Aufgabe so komplex wie die Zahl möglicher Sicherheits-Risiken groß ist, hat Xerox als praktische Hilfestellung einen umfassenden Guide mit Checklisten zur Dokumenten- und Endpoint-Security erstellt, der hier kostenlos und unverbindlich heruntergeladen werden kann.
Naturgemäß erfordert die Ausarbeitung und Implementierung solcher Security-Guidelines geraume Zeit. Mit einigen Sofortmaßnahmen können Unternehmen jedoch auch kurzfristig dafür sorgen, dass ihre sensiblen Daten deutlich besser geschützt sind:
- Benutzerauthentifizierung
Auf Druckern abgelegte Dokumentenstapel sind kein seltener Anblick. Für jemanden mit Interesse an vertraulichen, nicht für ihn bestimmten Informationen ist der Anblick darüber hinaus auch noch erfreulich. Moderne Geräte mit einer intelligenten Funktion zur Authentifizierung eines Benutzers eliminieren dieses Risiko. - Kennwortschutz für Dateien
Es gehört zum Büroalltag: Ein dringend benötigtes Dokument wird schnell eingescannt und per Mail verschickt. Leider gehört es ebenso zum Alltag, dass bei der Eingabe des Adressaten Flüchtigkeitsfehler passieren und sich plötzlich jemand ganz anderes sehr interessiert über die enthaltenen Informationen beugt. Ein Drucker, der die Vergabe von Kennwörtern für Dateien ermöglicht, schließt diese Sicherheitslücke wirkungsvoll. - Automatische Cloudsicherung
Wird ein Dokument gescannt und dann in der Cloud gespeichert, so wird die gescannte Datei häufig zunächst lokal gespeichert. Nach der anschließenden Ablage in einem Share-Verzeichnis sollte die lokale Kopie dann eigentlich gelöscht werden, ein Schritt, der jedoch oft übersehen wird. Ein Drucker, der die Cloudsicherung automatisiert beherrscht, löst dieses Problem. - Überschreiben und Verschlüsseln der Drucker-Festplatte
Wie bereits beschrieben sind moderne Drucker eigentlich leistungsfähige Computer und von zentraler Bedeutung für den Informationsfluss im Unternehmen. Mit ihren eingebauten Massenspeichern sind sie ein attraktives Angriffsziel für Datendiebe, die an vertrauliche Informationen herankommen wollen. Ist ein Drucker allerdings in der Lage, seine Festplatte automatisiert zu überschreiben und bietet er darüber hinaus eine Verschlüsselungsfunktion für den Datenträger an, so haben Angreifer keine Chance.
Ein herausragender Vertreter einer Druckergeneration, die über alle diese Sicherheitsmerkmale verfügt, ist der Xerox VersaLink C405. Mit seiner ConnectKey-Technologie bietet er dabei nicht „nur“ umfassenden Schutz vor externen und internen Bedrohungen für die Integrität von Dokumenten, sondern optimiert gleichzeitig Arbeitsprozesse und Produktivität.
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