Fraglos gibt es noch immer viele Anlässe, bei denen im Geschäftsalltag ein Papierausdruck sinnvoll oder sogar unersetzlich ist. Hierzu zählen allerdings nicht Papierbelege, die womöglich jahrelang in Ordnern oder gar raumfüllenden Archiven aufbewahrt werden müssen.
Wie eine Studie der DATEV in Zusammenarbeit mit der Uni Kassel aufzeigt, sind eingescannte, digitalisierte Belege vielfach durchaus ausreichend – wenn man alles richtig macht. Wer seine Papierbelege nach dem Einscannen wegwerfen möchte, sollte deshalb auf eine saubere Dokumentation seiner Scanprozesse achten, lautet das ist das Fazit der Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen.
In der Regel reicht die digitale Kopie eines Papierbelegs aus, um sogar vor Gericht zu bestehen. Genauer erklärt uns das Professor Alexander Roßnagel vom Institut für Wirtschaftsrecht an der Universität Kassel. „Gescannte Dokumente können einen mit dem Papieroriginal vergleichbaren Beweiswert erreichen“, sagt er. Prinzipiell stehe eine elektronische Kopie dem Original vor Gericht in nichts nach. Problematisch werde es lediglich, wenn Zweifel an der Echtheit eines eingescannten Dokuments aufkommen.
Doch ehrliche Unternehmen können dafür sorgen, dass ein solcher Verdacht erst gar nicht aufkommt: Beispielsweise dadurch, dass ein Dokument frühzeitig eingescannt wird. So kann der Nachweis entscheidend sein, wann der Scan erstellt wurde. Dazu ist etwa ein Zeitstempel ein geeignetes Mittel. Daneben wird auch die Aufbewahrung in einem Dokumentenmanagementsystem, das von einem neutralen Dritten betrieben wird, positiv beurteilt.
Noch besser sind zertifizierte oder ausgelagerte Abläufe: Ein nachweisbar lückenloser Prozess bei der Digitalisierung des Papieroriginals, etwa auf Basis standardisierter Verfahren, erhöht in jedem Fall den Beweiswert eines digitalen Dokuments.
Um die Echtheit eines Scans nachzuweisen, sind neben Systemschutzkomponenten, die Manipulationen im Scan-Ablauf ausschließen, auch Schutzmechanismen im Dokument selbst hilfreich, die ein nachträgliches Verändern der Datei unmöglich machen. Bezüglich des Scan-Verfahrens auf der sicheren Seite ist, wer dabei die Vorgaben der Technischen Richtlinie namens RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) einhält. Ist der Prozess entsprechend vom BSI zertifiziert, erleichtert das die Beweisführung bei Rechtsstreitigkeiten zusätzlich.
Ebenso ist es von Vorteil, wenn der Scan-Vorgang von einem Dienstleister durchgeführt wird. Da dieser aus einer Manipulation in der Regel keinen Nutzen ziehen kann, genießt er vor Gericht automatisch ein höheres Maß an Vertrauen.
