6 Software-Features, die eine MPS-Plattform beherrschen sollte

von Michael Wesse

Der Schlüssel zum effizienten Management ganzer Druckerflotten ist die eingesetzte Print Management Software. Reseller, die sich auf das margenträchtige MPS-Terrain wagen möchten, sollten insofern bei der Sondierung der Angebote unterschiedlicher Anbieter von MPS-Lösungen einen sehr genauen Blick auf deren Fähigkeiten und Limitierungen werfen.
Um ein hoch performantes Management von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten zu garantieren, dass möglichst allen heutigen und künftigen Kundenanforderungen gerecht wird, sollte die Plattform der Wahl idealerweise folgende sechs Basis-Funktionalitäten beherrschen:

1. Authentifizierung

Um die Vertraulichkeit wichtiger Dokumente zu garantieren und um sicherzustellen, dass nicht unnötig Papier, Zeit und Toner verschwendet wird, sollte die Software eine Anwenderautorisierung per persönlicher PIN-Nummer, ID-Card oder biometrischer Erkennung unterstützen. So kann garantiert werden, dass Dokumente nur in die Hände dazu berechtigter Personen gelangen. Zudem lässt sich dadurch sicher stellen, dass Druckjobs und die damit verbundenen Kosten der zugehörigen Abteilung zugeordnet werden können.

2. Regelbasiertes Drucken

Diese Funktion verleiht dem Administrator die maximale Kontrolle über alle Printjobs. Er kann festlegen, auf welche Netzwerkgeräte zugegriffen wird und ob diese für farbige Ausdrucke zugelassen sind. Auch die Festlegung, mit welchen Anwendungen überhaupt auf das hausinterne Imaging System zugegriffen werden kann, kann so gesteuert werden. Das Resultat: Deutlich geringerer Papier- und Supplies-Verbrauch.

3. Berechtigungsbasiertes Drucken

Über die Vergabe von personen- oder abteilungsspezifischen Berechtigungen kann die Kosteneffizienz weiter gesteigert werden. Teure Farbdrucke können so der Marketing-Abteilung vorbehalten werden, während beispielsweise in der Buchhaltung wesentlich günstigere S/W-Ausdrucke alle Anforderungen abdecken sollten.

4. Mobiles Drucken, mobile Dokumentenerfassung

Die zunehmende Mobilität von Mitarbeitern macht diese Funktionalität zu einem Muss für jede MPS-Softwareplattform. Der direkte Ausdruck von Smartphones oder Tablets auf Drucker oder MFPs oder die mobile Erfassung von Dokumenten sollte so komfortabel wie möglich einzurichten sein.

5. Kostenmanagement

Beherrscht die Softwarelösung sogenannte Cost Recovery-Funktionen, können alle Druck-, Scan-, Kopie- oder Fax-Kosten direkt einem spezifischen Anwender, Projekt oder einer definierten Abteilung zugeordnet und belastet werden. Für alle Reseller, für die der ROI einer MPS-Lösung das entscheidende Verkaufsargument ist, ist gerade diese Funktionalität unverzichtbar.

6. Möglichst detailliertes Reporting

Reporting-Funktionen gehören zur Standardausstattung jeder auf dem Markt verfügbaren MPS-Plattform. Die Unterschiede liegen im Detail. Je granularer die Auswertungen möglich sind, die eine Print Management Software erlaubt, umso aussagekräftiger werden die Reports, die ein Service Provider seinen Kunden zur Verfügung stellen kann.

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